Уже сегодня бизнесу крайне сложно обходиться без использования электронных подписей - они обязательны при сдаче ряда отчетных форм, при работе с прослеживаемыми/ маркированными товарами.
На год 2024 налоговики запланировали перевести в электронную форму:
- 95% счет-фактур (исключение предусмотрено лишь для сетов сферы государственной тайны) и
- 70% товарных и транспортных накладных,
следовательно времена бумажного документооборота уходит в историю, а настройка ЭДО и оформление электронных подписей становится необходимостью.
Другими словами, подписание документов ответственным лицом остается в силе, просто на смену бумаге приходит электронный документ.
Законом, регламентирующим применение электронных подписей выступает закон “Об электронной подписи” (ФЗ-63).
На сегодня существует 2 вида электронных подписей:
- Простая электронная подпись (ПЭП) и
- Усиленная электронная подпись (УЭП).
Разберем какие виды электронных подписей существуют и где применяются.
Простая электронная подпись (ПЭП)
Несмотря на то, что в основном ПЭП оформляют физлица, для документооборота компаний она так же может стать незаменимой.
Бытует мнение, что ПЭП можно использовать лишь в обычных житейских случаях, как получение почтовых отправлений или записи на прием к врачу. Для ведения документооборота нужна усиленная подпись. Это не так.
С помощью ПЭП можно настроить ЭДО по емейлу.
Такой вариант ЭДО является бесплатным, но подходит такой лишь компаниям, которые:
- НЕ являются плательщиками НДС,
- НЕ работает с прослеживаемыми/ маркированными товарами,
- большую часть контрагентов составляют ИП/самозанятые/ УСН.
Если ваша компания отвечает этим критериям, то бесплатный ЭДО посредством электронной почты и ПЭП снизит расходы и упростит работу бухгалтера.
В качестве электронной цифровой подписи, которой должный подписываться документы, может выступать ПЭП (простая электронная подпись).
ПЭП - это комбинация логина и пароля от электронной почты.
Моментом подписания считается момент завершения отправки электронного письма по емейлу.
Подписание - это транзакция. Запись об этой транзакции сохраняется в вашей почтовой программе и у почтового оператора на почтовом сервере.
Именно эта запись превращает почтовое сообщение в оригинал документа.
⠀
Вариант подписания документов ПЭП прямо предусмотрен в ФЗ-63, соответственно, признается ФНС и судами, НО, при соблюдении определенных условий.
ПЭТ может использоваться для подписания первичных учетных документов в случаях:
- Прямо предусмотренных законодательством,
- Когда использование ПЭТ оговорено соглашением сторон (договором),
- Оговоренных правилами платежных систем.
Для избежания каких-либо разночтений с фискалами, УБ предлагает разработать в компании форму договора, в котором учтены следующие условия:
1. В договоре прямо
2. В договоре присутствует перечень документов, которые подписываются ПЭП:
3. Договор содержит:
- указывается на легитимность подписания документов ПЭП,
- прописано, что простой электронной подписью считается емейл,
- зафиксированы юридически значимые емейлы сторон.
2. В договоре присутствует перечень документов, которые подписываются ПЭП:
- акты оказанных услуг,
- дополнения к договору,
- технические задания и пр.
3. Договор содержит:
- обязательства сторон сохранять конфиденциальность доступа к ПЭП,
- указание на то, что договор составлен в электронной форме (без привычной фразы о 2-х экземплярах для каждой из сторон).⠀
При грамотно разработанном договоре, алгоритм подписания документов и алгоритм их сохранения предельно прост.
Алгоритм подписания документов:
- Составить документ (акт, ТЗ, доп соглашение и пр.).
- войти в емейл, указанный в договоре (документ отправленный с другой почты НЕ будет считаться легитимным).
- Написать сообщение контрагенту - сообщить, какой именно документ отправляется и какое действие ожидаете в ответ. К письму прикрепить вложение с документом, на который есть ссылка в письме.
- Письмо отправить на емейл партнера, указанный в договоре, как юридически значимый.
Алгоритм сохранения подписанных документов:
- Убедиться в том, что емейлы, соответствуют емейлам, указанным в договоре, как легитимные.
- Сохранить письмо и скачанное вложение в электронный архив.
В зоне вашей ответственности сохранение:
- архива переписки на протяжении 4-х лет,
- доступов к электронной почте.
Настроить работу системы ЭДО через емейл, несложно. А в ряде случаев и необходимо.
К примеру вы регулярно заказываете услуги по настройке рекламы с соцсетях; по созданию и техподдержке сайта и пр.
Подрядчиками выступают ИП/ самозанятые лица.
Очень немногие из этой категории налогоплательщиков имеют усиленную электронную подпись, а оформить простую электронную подпись под силу всем.
Обмен документами процедура необходимая и ее экономным вариантом является использование емейл.
Настройка ЭДО по емейлу дает возможность ряду бизнесов сектора МСП
- легально обмениваться документами с контрагентами,
- избавить бухгалтерию от кипы бумаг,
- получить «плюсик в карму» за сохранение лесов.
Получение ПЭП - несложная процедура (такую подпись имеют практически все пользователи сбербанка России/ Почты России), значительно ускоряющая работу бухгалтерии.
Но, ПЭП имеет и ограничения: она НЕ может использоваться:
- при подписании электронных документов со сведениями, относящимися к государственной тайне
- если Законодательством прямо предусмотрен иной вид электронной подписи документа (например, вексель может быть подписан исключительно рукописной подписью).
Усиленная электронная подпись (УЭП)
Усиленная подпись может быть 2-х видов:
- Неквалифицированной электронной подписью (НЭП),
- Квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Неквалифицированная
электронная подпись (НЭП)
В отличие от ПЭП, которая подтверждается, к примеру, комбинацией из логина и пароля, НЭП формируется с использованием ключа.
Другими словами НЭП выпускается с использованием специального программного обеспечения.
Такая подпись, как правило, применяется во внутренних документах компании, которые не требуют заверения печатью.
Но так же может использоваться при оформлении документов, требующих оттиска печати компании, но лишь в том случае, если имеется соглашение сторон по использованию этого вида ЭП или допускается регламентом информационной системы, в которой ведется электронный документооборот.
НЭП не может быть использована при подаче отчетности в налоговую ни индивидуальными предпринимателями, ни организациями.
Для отчетности необходимо использовать КЭП, полученную в аккредитованных центрах.
Квалифицированная
электронная подпись (КЭП)
Квалифицированная электронная подпись - это подпись с более высокой степенью защиты, она предполагает наличие ключа проверки подписи в квалифицированном сертификате.
Для формирования КЭП применяются криптографическая защита, подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного центра.
Такая подпись не нуждается в регламентах информационных систем или в соглашении сторон.
КЭП, согласно ФЗ-63 является полным аналогом письменной подписи, а подписанные КЭП документы приобретают юридическую значимость.
Хотите избавиться от вороха бумажных документов, которые попросту съедают время/деньги/площади?
УБ поможет:
- выбрать электронную подпись в зависимости от ваших потребностей и
- выстроить оптимальную и экономную систему ЭДО именно для вашей компании.
Заявку можно отправить сообщением или позвонить нам
по телефону +7 999 589 44 09