Если вам кажется, что в бухгалтерии что-то не так - вам не кажется.
Результаты проведенных аудитов лишь подтверждают правильность этого утверждения. Жаль только, что подобные подозрения у руководства появляются когда масса ошибок и искажений давно перевалила критическую отметку.
Махинации бухгалтеров, в отличие от мелких хищений совершаемых рядовыми сотрудниками, опасны не только потерей средств, а и привлечением внимания контролирующих органов.
Правила контроля бухгалтерии составлены так, что бы максимально обезопасить ваш бизнес от серьезных финансовых потерь.
ТОП - 4 намеренных искажений,
используемых главными бухгалтерами
Приведем самые распространенные ситуации, выявленные аудитом и покажем как можно их не допускать
1. Увод денег с р/счетов компании
При отсутствии должного контроля бухгалтеры “балуются”, например, платежами на фирмы-однодневки, маскируя их в общем потоке платежек. Это наиболее часто встречающаяся "шалость", которая легко и быстро выявляется аудитом.
Хотя встречаются и более эксклюзивные варианты махинаций. Директор еженедельно требовал распечатывать ему выписки банка и проверял уход средств. При этом главный бухгалтер умудрилась за год вывести свыше 1 млн рублей на карты своих родственников.
В чем секрет? Бухгалтер корректировала выписки в Word, где заменяла фактических получателей средств именами постоянных поставщиков.
Чтобы не предоставлять возможность залезать в карман компании директор должен иметь доступ в систему “Клиент-Банк” и ежедневно контролировать реестр проведенных платежей.
2. Выплата зарплаты несуществующим сотрудникам
Такая ситуация часто возникает, когда главный бухгалтер совмещает свои функции с функциями кадровика. От 2-х до 5-ти “мертвых душ”, числящихся в штате приносят главбуху ощутимый дополнительный доход.
Проверять ведомости начислений - сложный путь, а легко выявить “мертвые души” поможет контроль реестра ЗП.
3. Маскировка собственных ошибок
Несмотря на автоматизацию учета, такие “косяки” бухгалтера, как нарушение предельных сроков сдачи отчетности или проведения налоговых платежей продолжают быть частым явлением.
За подобные ошибки налоговая начисляет штрафы и пени. Бухгалтер на эти суммы увеличивает суммы начисленных налогов, которые показывает руководству.
Эту махинацию легко выявить регулярным посещением кабинета налогоплательщика. В нем директор может увидеть все начисленные налоговой инспекцией штрафы и пени, а по ним судить о качестве работы бухгалтера.
4. Бухгалтер продал базу 1С
Бухгалтерская база компании оказывается у конкурентов. Как правило, ситуация имеет личные причины.
Не допустить такое развитие событий довольно легко - главный бухгалтер должен иметь допуск к программе лишь в качестве главного бухгалтера, а не администратора 1С. Без функции администратора главбух не сможет выгрузить базу.
Советы аудитора
По результатам проведенных аудитов эти 3 пункта отсутствуют у 79% предпринимателей и снижают возможность контроля бизнеса.
1. Директор должен иметь доступ в бухгалтерскую базу, желательно в режиме просмотра, что бы случайно что-либо не нарушить. Для этого необходимо знать логин и пароль.
Во-первых, возможность директора в любой момент зайти в базу отлично дисциплинирует бухгалтера - он будет понимать, что директор сможет увидеть красные цифры в регистрах, которые “подсветят” ошибки главбуха. Поэтому постарается своевременно вносить “первичку” и закрывать периоды.
Во-вторых, благодаря такому доступу директор может получить независимое заключение экспресс-аудита, без привлечения бухгалтера.
2. В компании должен не только существовать график документооборота, но и четко соблюдаться.
Другими словами менеджеры компании должны оперативно предоставлять бухгалтерии все первичные документы.
Без оперативности поступления “первички” качественное ведение бухучета невозможно.
3. Бухгалтерия должна минимум 1 раз в квартал проводить сверку с поставщиками и покупателями.
Акты сверки с контрагентами позволяют своевременно выявлять расхождения между данными в учетах обеих сторон и оперативно их исправлять. Такая процедура так же значительно улучшает качество ведения бухучета и усиливает контроль за работой отделов продаж и закупок.
Альтернатива ненадежному главбуху
За махинации бухгалтера под удар попадает не только компания, но и ее руководитель. По мнению налоговиков, если
- директор не вникает в учет,
- не контролирует расчетные счета,
- предоставляет ЭПЦ в полное распоряжение главбуха,
Мало кто из директоров имеет время и возможность серьезной проверки работы бухгалтерии.
Альтернативой выступает бухгалтерское сопровождение от компании аутсорсинга
Аутсорсинг - это качество учета и гарантия налоговой безопасности, т. к. компания несет финансовую ответственность перед клиентом.
Система учета и контроля, которую выстраивает Уральский бухгалтер не оставляет места для махинаций и “черный ящик” бухгалтерии становится прозрачным для собственников и руководства.
Если вы планируете обезопасить себя от хищений - пишите/звоните.
Проведем экспресс-аудит, покажем уязвимые места, подскажем, как исправить ошибки, настроим систему учета и отчетности оптимальную именно для вашего бизнеса.
Контакты для связи:
+7 999 589 44 09